Coordinateur.trice réception & sécurité

Vous encadrez et motivez l’équipe des réceptionnistes et vous planifiez, coordonnez, réalisez et faites le suivi des activités du service.
En étroite collaboration avec l’équipe externe de la sécurité, vous garantissez également la sécurité des bâtiments et des personnes présentes au sein de l’organisation.
En étroite collaboration avec le service interne de prévention, vous participez à la rédaction et à la mise en œuvre des procédures d’intervention d’urgence par et pour vos équipes.
Vous êtes la personne responsable tant au niveau des équipes internes (réception et sécurité) que des prestataires externes (badging, intrusion, services de secours, …).
En outre, vous collaborez, ensemble avec votre équipe, aux activités quotidiennes de la réception.
Vous rapportez au Facility Manager et/ou à son représentant.

Description de votre fonction

• Vous dirigez, accompagnez, motivez et évaluez l’équipe interne de réceptionnistes et vous surveillez les activités de l’équipe externe de la sécurité ;
• Vous organisez, préparez, réalisez et faites le suivi des activités du service (répartition des tâches, établissement et suivi du planning des activités, coordination des réunions d’équipe, etc.) ;
• Vous agissez en tant qu’interlocuteur.trice pour la réception auprès des différentes parties (personnel, visiteurs, utilisateurs externes des bâtiments, société externe de sécurité, etc.) ;
• Vous êtes la personne de contact pour toute question liée à la sécurité et à l’accueil ou toute tâche nécessitant des contacts internes ou externes ou autres organismes en vue d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de la Monnaie, mais aussi des évènements et des productions ;
• Vous réalisez de manière mensuelle, en étroite collaboration avec le Facility Manager, une analyse du fonctionnement général de la réception et faites des propositions concrètes d’optimisation des activités et procédures liées à votre fonction ;
• Vous gérez et effectuez un certain nombre de tâches opérationnelles en lien avec les activités quotidiennes, les besoins des différents services, l’accès du bâtiment aux membres du personnel, … ;
• Vous assurez une surveillance générale des activités du service lors des événements, si cela est nécessaire ;
• Vous travaillez également en tant que réceptionniste ;
• Vous faites en sorte que les collaborateurs respectent en tout temps les consignes de sécurité et les procédures internes. ;
• Vous tenez régulièrement au courant le Facility Manager des activités de votre service.

Votre profil

• Vous possédez au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
• Vous avez de l'expérience en coordination et gestion d'équipe ;
• Vous avez une bonne connaissance des techniques d’accueil et des différents processus et activités au sein d’une réception ;
• Vous possédez une très bonne connaissance des procédures de sécurisation des bâtiments (y compris celles qui sont d’application lors des événements ouverts au public), des procédures d’évacuation, des logiciels de contrôle d’accès et l’expérience technique nécessaire quant à la gestion des installations de détection d’incendie ;
• Vous possédez des connaissances en législation relative à la sécurité et à la prévention (prévention des incendies, contrôle d’accès, intrusion, menace terroriste et/ou AMOK, etc.) ;
• Idéalement, vous avez suivi une formation en premiers secours ;
• Vous êtes orienté.e client et avez l’envie d’accueillir et d’aider les personnes de manière professionnelle ;
• Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de communication ;
• Vous avez le sens des responsabilités et êtes capable de travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe ;
• Vous maîtrisez le français et le néerlandais. L’anglais est un atout ;
• Vous maîtrisez les outils MS Office ;
• Vous êtes disposé.e à travailler occasionnellement le soir et le week-end.

Notre offre

• Contrat temps plein à durée indéterminée ;
• Un environnement de travail culturel qui vous donne l'opportunité de contribuer à la réalisation de nos productions innovantes d'opéra, avec de nombreuses possibilités de formation.

Intéressé.e?

Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse jobs@lamonnaie.be, avec mention « Poste vacant – Coordinateur.trice réception & sécurité ».