Coördinator receptie & bewaking

In nauwe samenwerking met het externe veiligheidsteam zorg je ook voor de veiligheid van de gebouwen en de mensen binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met de interne preventiedienst om noodprocedures voor je teams op te stellen en te implementeren.

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van zowel interne teams (receptie en beveiliging) als externe dienstverleners (badging, inbraak, hulpdiensten, enz.). Daarnaast werken jij en je team samen aan de dagelijkse activiteiten van de receptie.

Je rapporteert aan de facility manager en/of zijn vertegenwoordiger.

Jouw functieomschrijving

• Je leidt, coacht en motiveert het interne receptieteam en volgt de activiteiten van het externe bewakingsteam op;
• Je organiseert en bereidt de activiteiten van de dienst voor, realiseert ze en volgt ze op (taakverdeling, opstelling en opvolging van de planning van de activiteiten, coördinatie van teamvergaderingen, ...);
• Je bent de contactpersoon voor de receptie voor de verschillende partijen (personeel, bezoekers, externe gebruikers van de gebouwen, externe bewakingsfirma's, enz.);
• Je bent de contactpersoon voor alle zaken die te maken hebben met veiligheid en receptie of elke taak waarvoor interne of externe contacten of andere organisaties nodig zijn om het goede verloop van de dagelijkse activiteiten van de Munt, evenals evenementen en producties te garanderen;
• In nauwe samenwerking met de Facility Manager analyseer je maandelijks de algemene werking van de receptie en doe je concrete voorstellen om de activiteiten en procedures in verband met jouw functie te optimaliseren;
• Je beheert en voert een aantal operationele taken uit met betrekking tot de dagelijkse activiteiten, de behoeften van de verschillende afdelingen, de toegang tot het gebouw voor personeelsleden, enz;
• Je zorgt, indien nodig, voor een algemene controle van activiteiten van je dienst tijdens evenementen;
• Je werkt ook als receptionist;
• Je zorgt ervoor dat je medewerkers zich ten allen tijde aan de veiligheidsinstructies en interne procedures houden;
• Je houdt de Facility Manager regelmatig op de hoogte van de activiteiten van je afdeling.

Jouw profiel

• Je kan minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie aantonen;
• Je hebt ervaring in het coördineren en leiden van een team;
• Je hebt een goede kennis van onthaaltechnieken en de verschillende processen en activiteiten binnen een receptie;
• Je hebt een zeer goede kennis van de beveiligingsprocedures van gebouwen (inclusief de procedures die van toepassing zijn op evenementen die open zijn voor het publiek), evacuatieprocedures, software voor toegangscontrole en de nodige technische ervaring met het beheer van branddetectie-installaties;
• Je hebt kennis van de wetgeving inzake veiligheid en preventie (brandpreventie, toegangscontrole, inbraak, terroristische dreigingen en/of AMOK, enz.). Idealiter heb je een EHBO-opleiding genoten;
• Je werkt klantgericht en wil mensen op een professionele manier onthalen en verderhelpen;
• Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel en bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Je spreekt vloeiend Frans en Nederlands, Engels is een pluspunt;
• Je kan vlot overweg met MS Office tools;
• Je bent bereid om af en toe 's avonds en in het weekend te werken.

Ons aanbod

• Voltijds contract van onbepaalde duur;
• Een culturele werkomgeving die je de mogelijkheid geeft om bij te dragen tot de realisatie van onze vernieuwende operaproducties met ruime opleidingsmogelijkheden.

Interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief naar jobs@demunt.be met vermelding “Vacature – Coördinator receptie & bewaking”.